Sprowadzenie zmarłego z Niemiec do Krakowa: jakie dokumenty, ile czasu i ile to kosztuje?

Śmierć bliskiej osoby w Niemczech stawia rodzinę przed dwoma zadaniami naraz: załatwieniem formalności w obcym urzędzie i zorganizowaniem przewozu do Polski. Poniżej opisuję, jak to wygląda w praktyce, kto co wydaje i ile to trwa. Niemcy są krajem, z którego sprowadzamy zmarłych do Krakowa najczęściej, więc procedura jest nam dobrze znana.

Co zrobić w pierwszych godzinach?

Jeśli zgon nastąpił w niemieckim szpitalu lub domu opieki, placówka sama wzywa lekarza, który stwierdza zgon i wystawia kartę zgonu (Todesbescheinigung). Ciało trafia do chłodni szpitala lub do miejscowego zakładu pogrzebowego. Jeśli zgon nastąpił w domu, rodzina lub współlokatorzy wzywają lekarza lub pogotowie, a przy zgonie nagłym policję.

Od tej chwili trzeba zrobić dwie rzeczy. Po pierwsze, zadzwonić do nas: ustalimy, gdzie znajduje się ciało, i skontaktujemy się z niemieckim zakładem, który je przechowuje. Po drugie, zgłosić zgon do najbliższego konsulatu RP; konsul poinformuje o wymaganych dokumentach i wystawi zaświadczenie potrzebne do przewozu. Konsul nie organizuje transportu i nie pokrywa jego kosztów. To zadanie rodziny lub upoważnionego przez nią zakładu pogrzebowego.

Jeżeli sprawą zajmuje się niemiecka prokuratura (wypadek, zgon nagły bez świadków, podejrzenie przestępstwa), ciało zostanie wydane dopiero po zwolnieniu przez prokuratora. Zwykle trwa to od kilku dni do dwóch tygodni. Kolejność kroków niezależnie od kraju opisujemy też w scenariuszu zgon za granicą.

Jakie dokumenty są potrzebne i kto je wydaje?

Lista jest stała, choć nazwy urzędów różnią się między landami. Poniżej najważniejsze dokumenty.

Dokumentów niemieckich nie trzeba tłumaczyć przysięgle, jeśli akt zgonu ma formę wielojęzycznego odpisu; Standesamt wydaje go na wniosek. Pozostałe dokumenty tłumaczymy, gdy wymaga tego polski urząd. Po przyjeździe zagraniczny akt zgonu rejestrujemy (transkrypcja) w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krakowie przy ul. Lubelskiej 29; polski odpis jest potrzebny do zasiłku, banku i spraw spadkowych. Co dokładnie składa się na te sprawy, wyjaśniamy na stronie formalności pogrzebowe.

Trumna czy kremacja na miejscu?

To najważniejsza decyzja, bo wpływa na koszt, czas i wymogi sanitarne.

Przewóz w trumnie. Ciało jest balsamowane lub odpowiednio zabezpieczone, a trumna musi być szczelnie zamknięta; w praktyce ma metalowy wkład, który jest lutowany. Transport odbywa się naszym karawanem, drogą lądową, bez przeładunków. Po przyjeździe do Krakowa ciało trafia do naszej chłodni przy ul. Wielickiej 87, a pogrzeb może odbyć się w tradycyjnej formie, z otwartą trumną tylko wtedy, gdy stan ciała na to pozwala.

Kremacja w Niemczech i przewóz urny. Spopielenie odbywa się w niemieckim krematorium, a do Polski wraca urna. Wymaga to niemieckiego zaświadczenia o kremacji i tego samego pozwolenia starosty. W Niemczech urna zwykle nie jest wydawana osobie prywatnej, lecz przekazywana zakładowi pogrzebowemu, dlatego odbieramy ją my albo współpracujący zakład niemiecki. Urnę można przewieźć samochodem, a w niektórych przypadkach także samolotem jako bagaż, po uzgodnieniu z linią lotniczą.

Kremacja na miejscu jest zwykle tańsza i szybsza, ale wyklucza pożegnanie z ciałem w Polsce. Jeśli rodzina chce zobaczyć zmarłego przed pogrzebem, wybieramy trumnę.

Ile to trwa?

Przy sprawnym przebiegu formalności od zgonu do przyjazdu do Krakowa mija 5–10 dni roboczych. Na ten czas składają się:

• 1–3 dni: rejestracja zgonu w Standesamt i odbiór aktu zgonu;

• 1–3 dni: pozwolenie starosty w Polsce; wniosek składamy elektronicznie od razu po otrzymaniu aktu;

• 1–2 dni: zaświadczenie konsula i niemiecki dokument przewozowy;

• 1 dzień: transport drogowy z większości landów do Krakowa.

Wydłużają procedurę: sprawa prokuratorska, zgon w weekend lub w okresie świątecznym, brak dokumentów tożsamości zmarłego, konieczność ustalenia, kto jest uprawniony do pochówku. Pogrzeb w Krakowie planujemy dopiero po potwierdzeniu daty wyjazdu z Niemiec, żeby nie zmieniać terminu ustalonego z cmentarzem i kościołem. Termin w kancelarii Zarządu Cmentarzy Komunalnych, na przykład na Cmentarzu Grębałów czy Batowickim, rezerwujemy zwykle na trzeci lub czwarty dzień po przyjeździe; jak liczy się ten czas w innych sytuacjach, opisujemy w artykule ile czasu mija od zgonu do pogrzebu.

Ile kosztuje sprowadzenie zmarłego z Niemiec?

Podajemy widełki orientacyjne. Ostateczna kwota zależy od trzech rzeczy: odległości (z Berlina do Krakowa jest około 600 km, z Hamburga czy Monachium ponad 900 km), formy (trumna czy urna) i zakresu formalności, które musimy załatwić po stronie niemieckiej.

Do tego dochodzi koszt samego pogrzebu w Krakowie, według wybranego pakietu z naszego cennika. Zasiłek pogrzebowy 7 000 zł przysługuje również wtedy, gdy zgon nastąpił za granicą, jeśli zmarły lub osoba organizująca pogrzeb podlegali polskiemu ubezpieczeniu. Rozliczamy go bezgotówkowo; kto ma do niego prawo, gdy pogrzeb organizuje ktoś spoza rodziny, wyjaśnia artykuł komu przysługuje zasiłek pogrzebowy. Część rodzin ma też ubezpieczenie pracownicze lub polisę, która pokrywa koszt repatriacji; to trzeba sprawdzić na początku.

Co robimy w imieniu rodziny?

Po podpisaniu upoważnienia przejmujemy kontakt z niemieckim zakładem, Standesamt i konsulatem, składamy wniosek do starosty, organizujemy transport i odbiór na miejscu. Rodzina otrzymuje jeden numer telefonu, do koordynatora transportu, i wie na bieżąco, na jakim etapie jest sprawa; dokumenty można podpisać w siedzibie przy ul. Wielickiej, w biurze przy ul. Rakowickiej albo w domu. Szczegóły usługi opisaliśmy na stronie transport zmarłych z zagranicy.

Krótko: akt zgonu ze Standesamt, dokument przewozowy z niemieckiego urzędu, pozwolenie starosty i zaświadczenie konsula RP. Te cztery dokumenty otwierają drogę do Polski. Resztę, łącznie z transportem i kontaktem z urzędami, bierzemy na siebie.