Akt zgonu a karta zgonu: czym się różnią i gdzie je załatwić w Krakowie?

Czym jest karta zgonu i kto ją wystawia?

Karta zgonu potwierdza, że dana osoba zmarła, oraz podaje przyczynę i okoliczności śmierci. Wystawia ją lekarz, który stwierdził zgon. W szpitalu i hospicjum robi to lekarz oddziału: po zgonie w Szpitalu Uniwersyteckim przy ul. Jakubowskiego czy w Szpitalu Żeromskiego na os. Na Skarpie kartę odbiera się na oddziale albo w kancelarii szpitala, zwykle następnego dnia roboczego. W domu w godzinach pracy przychodni kartę wystawia lekarz podstawowej opieki zdrowotnej, poza nimi lekarz nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej albo lekarz zespołu ratownictwa medycznego. Gdy zgon był nagły albo zachodzi podejrzenie przestępstwa, kartę wystawia lekarz po oględzinach lub sekcji zleconej przez prokuratora.

Karta zgonu ma dwie części. Jedna jest przeznaczona dla Urzędu Stanu Cywilnego i służy do rejestracji zgonu. Druga, po naniesieniu przez USC adnotacji o zarejestrowaniu zgonu, trafia do administracji cmentarza. Na cmentarzach komunalnych, takich jak Rakowicki, Podgórski czy Batowicki, przyjmuje ją kancelaria Zarządu Cmentarzy Komunalnych w Krakowie; na parafialnych, jak Salwatorski, kancelaria parafii. Bez tej części zarządca nie pozwoli pochować zmarłego. Karta jest wydawana bezpłatnie i tylko raz, dlatego do czasu przekazania jej do USC i na cmentarz trzeba ją przechowywać ostrożnie.

Czym jest akt zgonu i do czego jest potrzebny?

Akt zgonu to dokument urzędowy sporządzany przez kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w rejestrze stanu cywilnego. Powstaje na podstawie karty zgonu i zgłoszenia zgonu. To akt zgonu, a nie karta, jest podstawą do wszystkich spraw po śmierci: wniosku o zasiłek pogrzebowy w ZUS, zamknięcia konta w banku, wypłaty ubezpieczenia, sprawy spadkowej, renty rodzinnej, wyrejestrowania zmarłego z urzędów.

Rodzina nie dostaje samego aktu, tylko jego odpisy. Odpis skrócony zawiera podstawowe dane i wystarcza w większości spraw. Odpis zupełny zawiera pełną treść aktu i bywa wymagany przez sądy i notariuszy w sprawach spadkowych.

Czym różnią się oba dokumenty?

Najprościej: karta zgonu jest potrzebna, żeby powstał akt zgonu, a akt zgonu jest potrzebny do wszystkiego, co następuje później.

Gdzie zarejestrować zgon w Krakowie?

Zgon rejestruje się w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu, a nie miejsca zamieszkania. Jeśli ktoś zmarł w krakowskim szpitalu, zgłoszenie składa się w USC w Krakowie, nawet gdy zmarły mieszkał w Wieliczce lub Skawinie. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie to jeden urząd z kilkoma lokalizacjami: główna przy ul. Lubelskiej 29, a dla wschodniej części miasta lokalizacja na os. Zgody 2. Zgon w Szpitalu Żeromskiego albo Rydygiera rejestrujemy właśnie tam, bez jazdy do centrum; jak to wygląda z naszego biura przy Placu Centralnym, opisujemy na stronie zakładu pogrzebowego w Nowej Hucie. Aktualne godziny pracy urzędu podaje serwis miasta.

Zgon trzeba zgłosić w ciągu 3 dni od dnia sporządzenia karty zgonu. Jeśli zgon nastąpił wskutek choroby zakaźnej, termin skraca się do 24 godzin. USC pracuje w dni robocze, więc przy zgonie w piątek wieczorem zgłoszenie w poniedziałek mieści się w terminie; zmarły czeka ten czas w naszej chłodni przy ul. Wielickiej. Zgłosić zgon może małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo lub inni krewni, a także pełnomocnik, którym zwykle jest zakład pogrzebowy. Urzędnik sporządza akt na miejscu, a zgłaszający wychodzi z odpisem skróconym. W tym samym czasie USC unieważnia dowód osobisty zmarłego i przekazuje informację o zgonie do rejestru PESEL, więc nie trzeba osobno wyrejestrowywać zmarłego z gminy.

Jeśli zgon nastąpił w szpitalu, kartę zgonu odbierają Państwo na oddziale lub w kancelarii szpitala. Opisujemy to osobno w poradniku co zrobić, gdy ktoś umrze w szpitalu.

Jakie dokumenty zabrać do USC?

Do zgłoszenia zgonu potrzebne są:

• karta zgonu wystawiona przez lekarza (część dla USC),

• dowód osobisty zmarłego, który urząd unieważnia,

• dowód osobisty lub paszport osoby zgłaszającej,

• pełnomocnictwo, jeśli zgon zgłasza zakład pogrzebowy lub osoba niebędąca najbliższym krewnym.

Nie trzeba przynosić aktu urodzenia ani aktu małżeństwa zmarłego, bo USC ma dostęp do rejestru stanu cywilnego. Jeśli jednak zmarły urodził się lub zawarł związek małżeński za granicą, urzędnik może poprosić o dodatkowe dokumenty. Wzór pełnomocnictwa i listę dokumentów do pobrania znajdą Państwo na stronie dokumenty do pobrania.

Ile odpisów aktu zgonu potrzebuję i ile kosztują kolejne?

Pierwszy odpis skrócony aktu zgonu jest bezpłatny i wydawany od razu przy rejestracji. Każdy kolejny odpis podlega opłacie skarbowej, która wynosi kilkadziesiąt złotych, w zależności od tego, czy chodzi o odpis skrócony, czy zupełny. Aktualne stawki podaje urząd.

W praktyce lepiej od razu wziąć kilka odpisów, bo wiele instytucji zatrzymuje oryginał. Typowa lista: ZUS lub KRUS do wniosku o zasiłek, bank do zamknięcia konta, ubezpieczyciel, pracodawca zmarłego, notariusz lub sąd w sprawie spadkowej, spółdzielnia mieszkaniowa lub wspólnota. Trzy do pięciu odpisów zwykle wystarcza; kolejne można dokupić później w dowolnym USC w Polsce, bo rejestr jest ogólnokrajowy. Do wniosku o zasiłek potrzebny jest jeden odpis; kto ma prawo złożyć ten wniosek, wyjaśnia artykuł komu przysługuje zasiłek pogrzebowy.

Co zrobić, gdy w akcie zgonu jest błąd?

Zdarza się, że w akcie zgonu jest błędna data urodzenia, literówka w nazwisku panieńskim matki albo niewłaściwe imię. Najczęściej błąd pochodzi z karty zgonu, którą lekarz wypełnia na podstawie dokumentów dostępnych w chwili stwierdzenia zgonu. Dlatego odpis trzeba sprawdzić od razu przy odbiorze w USC, zanim trafi do ZUS, banku i notariusza.

Oczywistą omyłkę pisarską kierownik USC prostuje na wniosek osoby, której akt dotyczy, lub członka jej rodziny, na podstawie innych aktów stanu cywilnego, na przykład aktu urodzenia zmarłego. Poważniejsze rozbieżności, zwłaszcza dotyczące daty lub przyczyny zgonu, wymagają korekty karty zgonu przez lekarza albo postępowania sądowego. Jeśli to my zgłaszamy zgon, porównujemy dane z karty zgonu z dowodem osobistym przed złożeniem wniosku, co pozwala wychwycić większość pomyłek na miejscu.

Czy zakład pogrzebowy może załatwić to za mnie?

Tak. Na podstawie pisemnego pełnomocnictwa zgłaszamy zgon w USC, odbieramy odpisy aktu zgonu, przekazujemy część karty zgonu na cmentarz i składamy wniosek o zasiłek w ZUS. Podpisują Państwo pełnomocnictwo przy zleceniu, a my odbieramy od Państwa kartę zgonu i dowód osobisty zmarłego. W Domu Pogrzebowym Cyprys zajmuje się tym Katarzyna Lis z biura przy ul. Rakowickiej 19; USC i placówki ZUS w centrum są stamtąd w zasięgu krótkiego dojazdu, więc komplet dokumentów domykamy zwykle w ciągu jednego lub dwóch dni roboczych. Jest to w cenie każdego pakietu, a pełny zakres opisujemy na stronie załatwiania formalności po zgonie.

Niektóre rodziny wolą pójść do USC same, na przykład dlatego, że chcą od razu odebrać więcej odpisów do spraw spadkowych. To również dobre rozwiązanie. Wtedy prosimy o przekazanie nam jednego odpisu i części karty zgonu dla cmentarza, żebyśmy mogli ustalić termin pogrzebu. Telefon całodobowy: +48 601 234 567.