Polityka prywatności

Kto jest administratorem danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Dom Pogrzebowy Cyprys Anna i Marek Wiśniewscy s.c. z siedzibą przy ul. Wielickiej 87, 31-559 Kraków, NIP 676-243-58-19, REGON 350214678.

W sprawach dotyczących danych osobowych mogą się Państwo kontaktować z nami listownie na powyższy adres, mailem na biuro@cyprys-krakow.pl lub telefonicznie pod numerem +48 12 345 67 89. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych; sprawy prowadzą właściciele.

Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Państwa: w rozmowie telefonicznej, w biurze, w formularzach na stronie. Część danych, głównie dotyczących osoby zmarłej, pochodzi z dokumentów potrzebnych do pogrzebu (karta zgonu, akt zgonu) oraz od instytucji, z którymi kontaktujemy się w Państwa imieniu.

• Dane kontaktowe osoby zlecającej: imię i nazwisko, telefon, adres e-mail, adres do faktury.
• Dane potrzebne do formalności: numer PESEL i dane z dowodu osoby zlecającej oraz zmarłego, dane do wniosku o zasiłek pogrzebowy, pełnomocnictwa.
• Dane dotyczące zlecenia: zakres pogrzebu, wybrane usługi, ustalenia z cmentarzem i parafią, faktury i płatności.
• Dane w nekrologach: imię i nazwisko zmarłego, daty, dane pogrzebu, zdjęcie i treść przekazane przez rodzinę.
• Dane z formularzy na stronie: prośba o oddzwonienie, zgłoszenie zgonu lub zamówienie odbioru, prośba o wycenę, zgłoszenie z formularza kontaktowego.
• Dane techniczne: adres IP i podstawowe dane o przeglądarce w logach serwera, pliki cookies opisane w polityce cookies.

Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Każdy cel ma swoją podstawę prawną w RODO. Poniżej opisujemy je łącznie, żeby nie mnożyć akapitów.

• Kontakt i odpowiedź na zapytanie (telefon, e-mail, formularz kontaktowy, prośba o oddzwonienie): podjęcie działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest odpowiedź na pytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Organizacja pogrzebu i wykonanie zlecenia, w tym transport, przechowanie, ceremonia, kwiaty, transmisja: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Formalności w Państwa imieniu: zgłoszenie zgonu w USC, wniosek o zasiłek do ZUS lub KRUS, ustalenia z cmentarzem, dokumenty przewozowe: wykonanie umowy (lit. b) oraz obowiązki prawne ciążące na nas jako na przedsiębiorcy pogrzebowym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Wystawianie faktur, księgowość, rozliczenia podatkowe: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Publikacja nekrologu na zlecenie rodziny (zasady w regulaminie nekrologów): wykonanie umowy z osobą zlecającą (lit. b) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu (lit. f).
• Zgłoszenie zgonu lub zamówienie odbioru przez formularz: działania na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (lit. b).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz obsługa reklamacji: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Statystyki odwiedzin strony: wyłącznie na podstawie Państwa zgody wyrażonej w oknie cookies; bez zgody nie uruchamiamy żadnych narzędzi statystycznych.

Dane osób zmarłych i ich rodzin

Przepisy o ochronie danych osobowych dotyczą osób żyjących. Dane osób zmarłych, takie jak imię i nazwisko, daty, dane z aktu zgonu, przetwarzamy w zakresie potrzebnym do organizacji pogrzebu i formalności, i chronimy je z taką samą ostrożnością jak dane osób żyjących. W nekrologu publikujemy wyłącznie to, co zleciła rodzina, i wyłącznie na jej życzenie.

Rozumiemy, że sama informacja o stracie jest dla rodziny sprawą osobistą. Danych rodzin nie wykorzystujemy do marketingu, nie przekazujemy ich kamieniarzom, kwiaciarniom, ubezpieczycielom ani innym firmom, chyba że rodzina wprost o to poprosi. Nie kontaktujemy się z rodziną po pogrzebie w innych sprawach niż rozliczenie zlecenia i jedna prośba o opinię.

Jak długo przechowujemy dane

Okres zależy od celu. Po jego upływie dane usuwamy lub anonimizujemy.

• Zapytania, które nie zakończyły się zleceniem (formularze, e-maile, prośby o wycenę): do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dokumentacja zleceń, faktury i pełnomocnictwa: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku, którego dotyczą.
• Dane potrzebne do obrony przed roszczeniami: do upływu terminów przedawnienia wynikających z przepisów.
• Nekrologi: bezterminowo, do czasu prośby rodziny o usunięcie; wirtualny znicz jest aktywny przez 12 miesięcy od pogrzebu.
• Logi serwera: do 30 dni.

Komu przekazujemy dane

Dane przekazujemy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do wykonania zlecenia lub gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów reklamowych.

• Instytucje i podmioty zaangażowane w pogrzeb: urząd stanu cywilnego, ZUS lub KRUS, zarządcy cmentarzy, parafie, krematorium, zakłady pogrzebowe w innych miejscowościach lub za granicą przy transporcie zmarłego.
• Dostawca hostingu strony internetowej i poczty elektronicznej, który przetwarza dane na podstawie umowy powierzenia. Jeśli dostawca korzysta z centrów danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych.
• Biuro rachunkowe prowadzące naszą księgowość.
• Podwykonawcy działający na nasze zlecenie, np. florysta, muzycy, operator transmisji, w zakresie danych potrzebnych do ich pracy (imię i nazwisko zmarłego, termin i miejsce ceremonii).
• Organy publiczne, jeśli zażądają danych na podstawie przepisów prawa.

Państwa prawa

Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę na statystyki można cofnąć w każdej chwili; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.

Wniosek wystarczy przesłać mailem lub listownie na adres podany na początku polityki. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli uznają Państwo, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, przysługuje Państwu skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie możemy odpowiedzieć na zapytanie, a bez danych z dokumentów nie możemy załatwić formalności w Państwa imieniu.

Brak profilowania i remarketingu

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Państwa. Na stronie nie ma pikseli reklamowych, wtyczek społecznościowych ani narzędzi remarketingu; dotyczy to w szczególności nekrologów i stron „co robić, gdy ktoś umrze”. Uważamy, że reklama śledząca rodzinę po pogrzebie nie powinna mieć miejsca.

Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Strona działa w szyfrowanym połączeniu (HTTPS). Dostęp do panelu nekrologów i do dokumentacji zleceń mają wyłącznie osoby, które ich potrzebują do pracy. Dokumenty papierowe przechowujemy w zamykanych szafach w siedzibie.

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy lub sposób działania strony. Data ostatniej zmiany jest podana na górze strony; poprzednie wersje udostępniamy na życzenie.